Ein Wort vorweg

Sie haben sich mit dem Thema Dokumentation und Sicherheit bereits beschäftigt haben und möchten darüber erfahren. Bevor wir beginnen, sollte Ihnen klar sein, dass IT-Dokumentation keine Lösung von der Stange ist und sich zunächst die folgende Frage stellen: Haben Sie bereits eine Dokumentation, in der Sie alle benötigten Informationen erfasst haben und schnell finden, sobald diese benötigt werden?

Wird diese Frage mit ja beantwortet, können Sie sich den folgendenen Text sparen.

Falls nicht, oder Ihnen die folgenden Punkte bekannt vorkommen, dann lesen Sie einfach weiter.

• Alle Maschinen, die Sie im Netzwerk betreiben, haben Sie in einer Exceldatei erfasst
• Wartungsverträge in Word aufgelistet, Orginale auf dem Netzwerklaufwerk
• Rechnung liegt in der Buchhaltung
• Für Lizenzen reicht eine Textdatei
• Jeder kann auf alles zugreifen, Geheimnisse gib es keine
• Sensible Daten werden auf einem Stick sicher verwahrt
• Unser Admin weiß alles über das Netzwerk

Diesen Zustand zu ändern, dabei kann ich Ihnen helfen. Keine Angst, auch wenn Sie wenig bis gar nichts mit IT am Hut haben, ich bilde Sie nicht zum IT-Experten aus. Ich helfe Ihnen mit iTop dabei den Überblick zu bewahren, ohne dass Sie tiefere Kenntnisse von IT benötigen. Alles was Sie brauchen, ist ein wenig Neugier und die Bereitsschaft, sich mit grundlegenden Themen der IT zu beschäftigen.

Dazu ein Beispiel:

Nehmen wir an, Sie führen einen Betrieb in dem Sie Waren einkaufen und an die Kunden ausliefern. Mit der Beschaffung sind 5 Mitarbeiter beschäftigt, den Vertrieb oder die Auslieferung bewerkstelligen 3 weitere Kollegen und zwei Lageristen, die für Wareneingang und Ausgang zuständig sind. Ein Monitor in der Beschaffung macht immer wieder Probleme, fällt möglicherweise bald aus.

Bisher war vermutlich die Lösung, den Monitor einfach zu tauschen und das Altgerät zu entsorgen. Vielleicht hat der Monitor ja noch Garantie, vielleicht auch nicht, müsste man in der Buchhaltung erfragen. Allerdings ist ein Monitor nicht so teuer, einfach einen bei Mediamarkt holen, passt.

Kann man so machen, muss man aber nicht. Mit einer effizienten Dokumenation, prüfen Sie mit ein paar Mausklicks die Infos zum Monitor (Garantie und Rechnung), können das Gerät ersetzen und kontrollieren gleich die anderen Monitore, ob sich Geräte noch in der Garantie befinden, oder bereits zu alt dafür sind. An dieser Stelle sehen Sie auch, ob die Zeit für die Abschreibung bereits abgelaufen ist und sich eventuell eine Neuanschaffung mehrerer Monitore lohnt, mit verbesserten technischen Daten.

Zugegeben, Sie haben am Ende des Tages auch nur einen neuen Monitor auf dem Tisch des Benutzers aufgestellt. Im Gegensatz zum ersten Fall haben Sie belastbare Informationen zur Neuanschaffung, zeigen Wertschätzung der Abteilung gegenüber und halten die EDV Anlage auf dem Stand der Technik. Unterm Strich funktioniert das Räderwerk wieder ein bisschen effizienter, was die Motivation steigert und das Betriebsergebnis glänzen lässt.

Das alles kann man nicht alleine erreichen, da müssen alle mit an Bord sein. Keiner kann alles wissen, wer Infos hat und fragen kann, hat einen Wettbewerbsvorteil. Das ist es, was Sie brauchen, um Ihre hauseigene IT fit zu halten für die Zukunft und das können wir gemeinsam mit iTop erreichen.

Was ist iTop

iTop ist eine skalierbare Lösung, die speziell für kleine und große Teams entwickelt wurde. iTop ist Open Source und in verschiedenen Ausbaustufen verfügbar.

• iTop Comunity
  • deckt alles zum Aufbau einer funktionierenden Dokumentation ab
  • es fallen keine Kosten für Lizenzen oder anderweitige Gebühren an, Support wird von der Comunity bereit gestellt.
• iTop Essential
  • Erweitert die iTop Comunity um Funktionen wie Email Anfragen und Antworten, automatische, regelbasierte Freigabe und die Datenbank (CMDB) lässt sich mit dem ITSM Designer individuell anpassen.
  • Es fallen Kosten für den ITSM Designer und je nach Bedarf auch Kosten für den Support
• iTop Professional / Enterprise
  • versetzt mit vorgefertigten Mailantworten, Vorlagensystem und dem ITSM Designer Pro zur Workflowpersonalisierung auch große Unternehmen in die die Lage, individuell zugeschnittene Lösungen zu entwickeln.
  • In dieser Version werden ebenfalls Gebühren für den ITSM Designer und den Support erhoben.

Der Reiz von iTop liegt darin, dass die Lösung komplett skaliertbar ist. Sie beginnen mit der Comunity Lösung und steigern sich bei Bedarf auf Essential oder Professional / Enterprise. Die Erfahrung zeigt, dass es sehr gut möglich ist, ein Unternehmen von bis zu 50 Mitarbeitern mit iTop Comunity zu führen und dabei unterstützen wir Sie.

Unser Angebot

Wir unterstützen Sie bei dem kompletten Prozess der Einführung einer IT basierten Dokumentation. In einem ersten Schritt beraten wir Sie, evaluieren IT-Geräte und Prozesse, erstellen gemeinsam einen Configuration Plan und führen das Produkt ein und schulen das Personal. Selbstverständlich betreuen wir Sie nach der Einführung und helfen mit unserer Erfahrung bei der Lösung kniffliger Probleme.