Eine gute Dokumentation beginnt immer mit dem Willen, dokumentieren zu wollen.

 Normalerweise, und so haben wir auch begonnen, fangen Sie an ein Word Dokument zu erstellen, in dem die relevanten Informationen aufgeführt sind. Dazu gehören:

  • Systembeschreibungen
  • Passwörter
  • Softwarelizenzen
  • IP Adressen
  • Zugänge und Ansprechpartner
  • und ne Menge mehr

Als Grundlage nicht schlecht, ab 5 Maschinen im Netzwerk kommen Sie aber nicht mehr hinterher, das Word Dokument zu pflegen, ganz zu schweigen vom Überblick.  Wie bereits erwähnt setzen wir ITop ein. Wenn Sie möchten, dann können Sie ITop online über diesen Link testen. Wir zeigen Ihnen hier am Beispiel eines fiktiven Kunden, wie so etwas aussehen kann.

Beginnen wir bei Null.

Die Entscheidung ist gefallen, ITop soll für die Dokumentation eingesetzt werden. Es stellt sich zuerst die Frage, welche Voraussetzungen jetzt geschaffen werden müssen. Die Antwort ist relativ einfach: ITop basiert auf einem Webserver, PHP und einer Datenbank. Das alles in jeder Linux Distribution kostenfrei enthalten. Wir benötigen also entweder einen PC mit realer Software oder eine virtuelle Maschine. Egal welche Lösung Sie vorziehen, nach der Instalaltion und einrichtung von Linux wird ITop installiert und der erste Schritt zum professionellen Dokumentationsmanagment ist gemacht.

Nachdem die grundlegenden Informationen eingegeben wurden, beginnen Sie damit, Ihre IT Landschaft in das Tool zu übertragen. Sie erfassen sukzessive alle Systeme und verknüpfen diese untereinander. Der Vorteil der Datenbank in Verbindung mit einem Webserver ist, dass Informationen über Hyperlinks verknüpft werden und somit nur an einer Stelle geändert werden müssen.

In der ITop Online Demo erhalten Sie einen Überblick des Tools, können die Handhabung testen und eigene Geräte hinzufügen. Sie haben also schon Erfahrung, daher haben wir einmal einen fiktiven Kunden angelegt und diesen als PDF exportiert. Der Export behandelt nur die vom Objekt "Internet" abhängigen Teile des Netzwerkes. Die einzelnen Objekte bieten eine wietere Verfeinerung mit weitaus mehr Informationen zu Seriennummern, Anschaffungsdatum, Linzenzmanagement, Kontaken und Telefonnummern, sowie Passwärtern und Zugangsdaten.

Sinn und Zweck ist es, immer auf dem aktuellen Stand der Dokumentation zu sein und bei Bedarf einen Ausdruck als greibare Alternative zur elektronischen Darstellung in der Hand zu haben.